GUIDELINES FOR THE PROVISION OF PILGRIMS ACCOMMODATION IN MAKKAH AND MADINAH FOR THE 2020 HAJJ SEASON مبادئ توجيهية لتوفير مسكن للحجاج بمكة المكرمة والمدينة المنورة لموسم حج عام 1441ه (2020م)

I)            COMPANY REQUIREMENTS

Any company applying to provide pilgrims’ accommodation shall:

Be duly registered as a corporate entity by the Saudi Authorities;

Be duly registered with the Muassasah Establishment, Saudi Ministry of Hajj E-Track system and Saudi Chamber of Commerce;

Be duly licensed to provide pilgrims’ accommodation in the Kingdom;

Have a dully licensed standard office with a permanent signboard affixed therein;

Have representative/staff who should at all-time respond to any enquiry that may be made by the Commission’s representatives in the course of inspection or other clarifications needed; and

Must have a minimum share capital of Five Million Saudi Riyals (SR 5,000,000.00)

II)           ACCOMMODATION REQUIREMENTS

The building to be provided shall;

be duly registered with the Saudi Ministry of Hajj and other relevant Saudi Agencies;

be duly licensed for the season as pilgrims accommodation by the relevant Saudi Authority;

the minimum capacity of the building should be 500 bed spaces and above except for States that have less pilgrims or where the building is for balance;

be situated within one (2) kilometer radius from the Haram in Makkah. Where the distance is beyond one (2) kilometer radius shuttle bus to and from the Haram must be provided, any default sanction will be apply.

be situated within the Markaziyya area, in the case of Madina;

the proportion of toilets will be maximum 6 pilgrims to 1 toilet within the building;

be situated in a suitable environment;

have adequate kitchen and dining facilities within the building;

have standard beddings facilities;

the mattresses thickness shall not be less than 12cm;

have a minimum bed space range of 80cm by 180cm in-between beds;

have functional and adequate fire extinguishers in every floors and rooms;

have functional and adequate lifts (minimum of four lifts) facility within the building;

have available staircases and emergency exits as required by the law;

have functional and adequate air conditioners;

have first aid kits and adequate water dispensers;

be accessible by bus and where applicable to Taradudiya route; and

have rooms identification with record of occupants displayed.

The following facilities would be an added advantage:

CCTV System.

Public Address System;

Facilities for people with disabilities.

Television sets with satellite in each room.

III)        SERVICES REQUIREMENTS

In addition to the above, applicants understood and shall undertake to provide the following services:

Keeping the environment clean at all times;

Provide lift operators in the accommodation;

Daily supervision of all accommodations;

Service staff must be gender based with male staff, in male accommodations and female staff in female accommodation; and

Provide security personnel round the clock.

IV) OTHER REQUIREMENTS

Applicants should submit the following along with their application form:

Certified translated copies of all Arabic documents (Company license, accommodation licenses, lease agreements, registration documents, bank references, etc) in English language;

A legally binding document indicating ownership of the accommodation provided or duly executed lease with the landlord;

Soft copies of all information concerning houses and their locations;

Comprehensive company’s profile; and

Must have the financial strength to undertake the business.

All applicants MUST bring along and present the following during the screening exercise:

Original copies of all documents attached (for sighting only);

Letter of authorization from the applicant Company for representatives that are not owners/Directors of the company; and

Pictures of the accommodations to be provided showing front, side and rear views; reception; lifts; room setting; kitchen; dining area and toilet.

Applicants should further note that:

Under no circumstance should they alter any of the accommodations approved. In the event where the Company does not adhere and changes the accommodations, NAHCON shall have the right to void the application submitted even after final approval and report the matter to the relevant Saudi Authorities. All applicants will be required to write a declaration of strict compliance on the company’s letter head. (Format to be provided by NAHCON).

Only shortlisted applicants will be summoned for further clarification while NAHCON alone has the rights to summon or exclude any company whose form is improperly filled or incomplete.

Similarly, companies with issues during the previous years related to its integrity or performance, failure to fulfill contractual obligation with NAHCON or shortage in the performance of the services entrusted with them or with pending investigation matters before the authority of court, need not to apply.

Click here to apply

1) متطلبات الشركة:

يجب كل من أي شركة قدمت الطلبة توفير مسكن للحجاج ما يلي:

أ)        أن تكون مسجلة أصولاً لدى السلطات السعودية

ب)      أن تكون مسجلة أصولاً على بوابة المسار الإلكتروني  لوزارة الحج ومؤسسة مطوفي حجاج الدول الأفريقية غير العربية بمكة المكرمة ومؤسسة الأهلية للادلاء بالمدينة المنورة مع شهادة الغرفة التجارية.

ج)       أن تكون مرخصة لتوفير سكن الحجاج بالمملكة.

د)        أن تكون للشركة مقر مع وجود لافتة دائما لها؛

ه)        أن تكون لها ممثل والموظفين متوفرين في جميع الأوقات للرد على أي استفسار قد يدلى به ممثلو مكتب شؤون الحج لدولة نيجيريا أثناء التفتيش أو توضيحات أخرى مطلوبة؛

و)      أن تكون للشركة الحد الأدنى من رأس مال قدره 5.000.000,00 ريال سعودي خمسة مليون ريال سعودي،

2)     المواصفات ونوعية السكن المطلوبة:

يجب أن يكون على معاير الآتي:-

أن يكون المبنى مرخص قانوناً من قبل وزارة الحج والسلطات المعنية بالمملكة؛

أن يكون المبنى مرخص قانوناً لاستخدامه سكنًا للحجاج من قبل السلطات المعنية بالمملكة؛

طاقة استيعاب المبنى يجب ألا تقل عن 500 سرير، الا اذا كان عدد حجاج التابعين للولاية أقل من ذالك او كان غرض المبنى هو استكمال عدد الحجاج.

مسافة المبنى للمسجد الحرم لا يبعد أكثر من (2) اثنان كيلو متر, وعندما تكون المسافة بين البناء والحرم أبعد من (2) اثنان كيلومتر يجب تأمين النقل للحجاج تسهيلاً لهم يومياً للذهاب إلى المسجد الحرم وللعودة إلى المبيت من الحرم. في حالة عدم التزام سيتم تطبيق عقوبات.

أن يكون المبنى فى منطقة مركزية (للمدينة المنورة فقط)

يجب أن لا تقل نسبة المراحيض لعدد الحجاج بأن لا يتجاوز (6) حجاج عن كل مرحاض.

أن تقع في بيئة مناسبة

يجب أن يكون مرافق المطعم والمطبخ كافية

يجب أن يكون المبنى مفروشا ويتمتع بمرافق أثاث معيارية

ألا يقل سمك فرش من 12 س م

أن تكون طول فرش من 80 س م بـ 180 س م مربع

أن تكون طفايات الحريق وأجهزة طوارئ أخرى متوفرة في كل طابق (أو غرف)

ضرورة مصاعد الخدمية كافية في كل مبنى

ضرورة  وجود مخارج طوارئ كما هو منصوص عليه قانونًا

أن تكون في المبنى مكيفات في حالات فعالة مناسبة

ضرورة توفير معدات للإسعافات الأولية ومبريدات المياه

يسهل إليه وصول حافلات الترادودية  أو واقعة على مسارها

معلقة على كل باب غرف رقم غرفة مع سجل بأسماء النزلاء فيها

ستكون ميزة إضافية التسهيلات التالية:

أ)       نظام الدائرة التلفزيونية المغلقة

ب)     نظام مخاطبة الجمهور.

ج)      التسهيلات للأشخاص ذوي الإعاقة.

د)       التلفزيونات مع القنوات الفضائية في كل غرفة.

3)     مواصفات الخدمات المطلوبة:

بالإضافة إلى ما سبق، يلتزم المتقدمين لتقديم الخدمات التالية:

أ)      مرعاة بيئة نظيفة في جميع الأوقات؛

ب)     توظيف مشغلي مصاعد في المبنى.

ج)     الإشراف اليومي على جميع أماكن السكن.

د)      يجب مراعاة عدم إختلط وذلك بتوظيف العمال بالمباني حسب الجنس المقدمين بالمبنى، بمعنى تخصص الموظفين الذكور في أماكن الذكور والموظفات في سكن الأناث؛ و

ه)     توفير أفراد الأمن على مدار الساعة.

4)     متطلبات أخرى:

يرفق جميع مقدمي الطلبات مع إستمارة الطلب ما يلي:

أ)      ترجمة معتمدة بلغة الإنجليزية لجميع الوثائق العربية المقدمة (رخصة الشركة، ورخصة السكن وعقود الإيجار ووثائق التسجيل والمراجع المصرفية، وما إلى ذلك).

ب)     وثيقة ملزمة قانونيا يشير إلى ملكية توفير أماكن السكن أو الإيجار تنفيذه حسب الأصول مع المالك.

ج)     نسخ الكترونية من جميع المعلومات المتعلقة بالعمائر ومواقعها.

د)      بيانات الشركة الشاملة ؛ و

ه)     يجب أن تكون للشركة القدرة المالية لإجراء هذا العقد.

يلزم لجميع المتقدمين حضور الفرز مصاحبًا معهم الآتي:

أ)      نسخ أصلية من جميع الوثائق المرفقة (لتحري فقط)؛

ب)     خطاب تفويض من الشركة مقدم الطلب لممثلي فقط إذا لم يكن صاحب أو مدير الشركة المنوب عنها. و

ج)     صور العمائر متظهر جهة الأمامية والجانبية والخلفية والاستقبال والمصاعد وعدد الغرف والمطبخ؛ منطقة لتناول الطعام ومرحاض للعمائر.

الملاحظة:

أ- تحرير اقرار تحت توقيع المدير العام وعلى أوراق وختم الشركة وتصديقه من الغرفة التجارية  يتضمن صحة جميع الأوراق والمستندات والصكوك والعقود المقدمة لمكتب شؤون الحج لدولة نيجيريا والتزام الشركة بعدم تغيير المباني والعمائر التي تمت الموافقة عليها وفي حال اتضح عدم صحة أي من المستندات المقدمة أو تزويرها أو تغيير المباني فيحق لمكتب شؤون الحج اعتبار الطلب المقدم من الشركة كأن لم يكن واستبعاده من قائمة الطلبات ولو بعد الموافقة النهائية واحالة ملف الشركة الى الجهات الحكومية المختصة بالمملكة العربية السعودية بتهمة تقديم مستندات مزورة أو غير صحيحة والتقدم بدعوى ضد الشركة في المحكمة المختصة .( سيتم تزويد جميع المتقدمين بصورة من الإقرار المطلوب تحريره) .

ب- سيحظى بالاستدعاء الشركات المرشحة فقط لأخذ المزيد من التوضيحات والمعلومات عنها ، ولمكتب شؤون الحج وحده الحق في استدعاء أو استبعاد أي شركة يرى أن ملفها غير مكتمل .

ج) وكذالك اى شركة توجد عليها ملاحظات أو شكاوى خلال السنوات السابقة تتعلق بأدائها وسمعتها وعدم ايفائها بالتزاماتها التعاقدية مع بعثة الحج وتقصيرها في أداء الخدمات المكلفة بها او لها قضايا التحقيق متعلقة من قبل سلطات المحكمة ان لا تتقدم بالطلب.